Функции ресепшн

Один из важнейших атрибутов компаний

Офис любой компании, независимо от сферы ее деятельности, начинается с зоны приема посетителей – зоны ресепшн. От того, как выглядит приемная офиса, зависит имидж всей компании. Именно ее внешний вид формирует первое впечатление посетителей. Созданная в зоне приема атмосфера может либо настроить клиентов и партнеров на дальнейшее сотрудничество, либо заставить их насторожиться и усомниться в надежности компании.

Главные функции зоны ресепшн

Представительская функция приемной требует тщательной проработки ее дизайна. Желательно, чтобы обстановка соответствовала общему стилю в интерьере офиса. Рекомендуется подбирать такое цветовое решение, которое перекликается с главными цветами компании или ее логотипом.

Итак, зона ресепшн, как и любое другое служебное помещение, имеет ряд основных функций, которые определяют ее размеры, месторасположение, оформление и степень технической оснащенности.

Как уже упоминалось выше, главная задача приемной – встреча и информирование гостей офиса. Исходя из этого, выделяют две основные функциональные зоны: стойка администратора и зона ожидания. Зона ожидания предназначена для обеспечения комфортного времяпрепровождения клиентов фирмы. Кроме того, она может нести информационную нагрузку: здесь размещаются информационные проспекты, рекламные буклеты и другие печатные материалы, рассказывающие о деятельности компании и предлагающие ее услуги. Также зона ожидания может выполнять функции демонстрационного зала, если в ней расположены витрины с предлагаемой продукцией и имеющимися наградами и сертификатами качества. Очень часто именно в этой зоне проходит кратковременное общение клиентов и остальных сотрудников компании, заполнение необходимых бумаг и выяснение спорных моментов с посетителями.

Прежде всего, основным предназначением административной зоны является встреча гостей, выяснение потребностей и обеспечение результативного и комфортного пребывания их в офисе компании. Для каждой фирмы дополнительные функции зоны ресепшн могут отличаться. Все зависит от должностных обязанностей сотрудника, чье рабочее место находится за стойкой. Так, в обязанности администратора может входить прием всех входящих обращений и переадресация их между остальными сотрудниками офиса. В таком случае, стойка выполняет коммутативные функции центра связи и должна быть оборудована мини АТС. Кроме того, ресепшионист может вести регистрацию, сортировку и отправку корреспонденции фирмы. Тогда зона ресешпн является местом хранения и оформления первичной документации и требует наличия дополнительных стеллажей, полок и офисного оборудования. Также административное пространство может служить местом проведения денежных расчетов (например, салон красоты), в связи с чем, для сохранности денежных средств следует предусмотреть наличие сейфа или закрывающегося на ключ ящика.

Последние тенденции

Согласно последним тенденциям в организации офисных пространств, стойка ресепшн перестала быть заградительным барьером между посетителями и администратором. Теперь актуальны открытые зоны, приглашающие клиентов к эффективному и продолжительному сотрудничеству.

Любая успешная компания в полной мере осознает важность зоны приема посетителей и старается сделать ее максимально эргономичной и комфортной для своих сотрудников, партнеров и клиентов. Только правильно оформленное и грамотно оборудованное рабочее место может обеспечить хорошее настроение администратору и как следствие – создать позитивную эмоциональную атмосферу для посетителей.